Вопрос: Об НДФЛ, налоге на прибыль и страховых взносах с компенсации расходов на проездной для работника к месту командировки, когда дата командировки не совпадает с датой, указанной в проездном документе.
Ответ: Минфина РФ в ответ на поступившее обращение налогоплательщика Письмом от 3 августа 2023 г. № 03-03-06/2/72716 дало следующие разъяснения:
В соответствии со ст.106 и ст.107 ТК РФ выходные дни и нерабочие праздничные дни — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей. При этом согласно ст.166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В соответствии со ст.168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные затраты, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749. Согласно п.3 Положения работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В соответствии с п.4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия в место постоянной работы.
Касательно налогообложения доходов физических лиц сообщается, что п.1 ст.217 НК РФ установлено, что не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено указанным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая направление в служебную командировку.
В абз.12 п.1 ст.217 НК РФ указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок.
По мнению Департамента, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, не включаются в доход, подлежащий налогообложению налогом на доходы физических лиц, в соответствии с положениями п.1 ст.217 НК РФ, если указанные расходы произведены с разрешения работодателя и для выполнения соответствующего служебного поручения.
По вопросу учета в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с возмещением организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно, сообщается, что в целях главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст.270 НК РФ).
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Согласно пп.12 п.1 ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Необходимо отметить, что расходы работника на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы связаны с выполнением возложенного на него работодателем служебного поручения. При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках.
По мнению Департамента, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.
По вопросу обложения страховыми взносами оплаты проезда работника организации к месту командировки и обратно в случае, если дата начала (окончания) командировки в приказе организации не совпадает с датой, указанной в проездном документе, сообщается следующее. Исходя из положений пп.1 п.1 ст.420 и п.1 ст.421 НК РФ объектом и базой для начисления страховых взносов для плательщиков страховых взносов — организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст.422 НК РФ. В соответствии с п.2 ст.422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок.
Таким образом, если дата начала (окончания) командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой отправления транспортного средства, указанной в проездном документе (датой прибытия командированного работника в место постоянной работы), то оплата организацией проезда работника к месту командировки (обратно к месту работы), включая проезд в аэропорт или на вокзал (от вокзала или аэропорта) в месте отправления, назначения, не является оплатой расходов, связанных со служебной командировкой, не подлежащих обложению страховыми взносами на основании ст.422 НК РФ, и облагается страховыми взносами на основании пп.1 п.1 ст.420 НК РФ как выплата в рамках трудовых отношений.
Дополнительные разъяснения Минфин РФ дал в своем письме от 23.07.2024 № 03-04-06/68750 о совмещении командировки с отпуском.
В соответствии с п.1 ст.210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст.212 НК РФ.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в ст.217 НК РФ. В абз.12 п.1 ст.217 НК РФ указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов, связанных со служебной командировкой, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок. Исходя из положений пп.1 п.1 ст.420 и п.1 ст.421 НК РФ объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст.422 НК РФ. В соответствии с п.2 ст.422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок.
При этом отмечается, что порядок направления работников в служебную командировку регулируется трудовым законодательством Российской Федерации. Согласно ст.166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 №749. В соответствии с п.4 Положения днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса и др.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.
Таким образом, согласно нормам п.4 Положения день выезда в командировку, день приезда из командировки и дни нахождения в пути считаются днями командировки. При этом на основании п.7 Положения фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки. Работник выезжает в командировку и приезжает из командировки по заданию работодателя, соответственно, это время относится к рабочему времени работника и включается в срок командировки.
Учитывая изложенное, считаем, что срок, установленный в приказе о направлении работника в командировку, должен соответствовать фактическому сроку пребывания работника в командировке.
Статью подготовила — ведущий аудитор компании Толмачёва И.Н.
Если у вас есть вопрос или вам нужна консультация по налогообложению или бухгалтерскому учету, специалисты ГК «Эклектика»
готовы решить вашу проблему в максимально короткие сроки.
Все консультации проводят наши высококвалифицированные, аттестованные специалисты, имеющие более чем 10-летний опыт работы с клиентами .
Записывайтесь на встречу и консультацию по тел.: +7 (812) 313-82-66
