Бухгалтерия на аутсорсинге: плюсы и минусы
Ежегодно в бухгалтерском и налоговом учете законодатели Российской Федерации вносят изменения. Чтобы успевать за нововведениями сотрудникам бухгалтерских служб компаний приходится постоянно проходить обучение. Для субъектов крупного и среднего бизнеса повышение квалификации сотрудников не является серьезной проблемой. А что делать тем, кто работает в малом бизнесе, тем более микропредприятиям и индивидуальным предпринимателям? Для большинства из них расходы на найм квалифицированных сотрудников бухгалтерии и расходы на их обучение для поддержания профессионального бухгалтерского уровня являются существенными. Как оптимизировать расходы на содержание квалифицированного бухгалтера и минимизировать риски, связанные с учетом и налогообложением малого бизнеса?
Что такое бухгалтерский аутсорсинг?
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022) разрешает возложить ведение бухгалтерского учета на юридическое лицо, с которым заключается договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.
Такое вынесение функций по ведению учета и составлению отчетности за пределы компании, когда эти обязательства переходят по договору третьему лицу, и являются аутсорсингом, точнее бухгалтерским аутсорсингом. Услуга стала набирать популярность в последние годы из-за существенной экономии для бизнеса и расширилась по своему функционалу. Заказчикам стало целесообразно пользоваться не только услугами по ведению бухгалтерского и налогового учета, формированию бухгалтерской (финансовой) отчетности и формированию налоговых деклараций, но и услугами по формированию управленческой отчетности, бюджетированию, кадровой работе.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга заключена в том, что компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услугу по обработке первичных бухгалтерских документов или ведению бухгалтерского учета и формированию бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом, заказчик платит только за выполненную работу исполнителем. Преимуществом такого подхода является то, что при аутсорсинге ведение учета осуществляется в постоянном режиме, а не зависит от наличия на рабочем месте и трудоспособности сотрудника. Кроме того, компания-заказчик, заключившая договор аутсорсинга, как правило, получает целый штат сотрудников, где каждый имеет определенную функцию (оператор, бухгалтер, главный бухгалтер, кадровик, казначей, налоговый консультант, экономист). Рабочий процесс выстраивается по следующей схеме: заказчик предоставляет всю информацию и первичные документы, а компания-исполнитель занимается ведением учета (бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого).
Что важно определить в договоре бухгалтерского аутсорсинга?
При заключении договора аутсорсинга на оказании услуг по ведению учета компании-заказчику необходимо согласовать с компанией-исполнителем следующие условия, регулирующие порядок взаимодействия сторон:
- перечень оказываемых услуг – виды деятельности, которые должен выполнить исполнитель (п. 1 ст. 779 ГК РФ);
- объем оказываемых услуг, который выражается в количестве фактов хозяйственной жизни — сделок, операций, документов, которые оформит исполнитель за расчетный период;
- цену услуг — размер и (или) способ определения, а также валюту (рубли, у. е., валюта иностранного государства). Удобнее согласовать размер в твердой сумме в виде абонентской платы;
- стоимость дополнительных услуг. В процессе исполнения договора может возникнуть необходимость в оказании дополнительных услуг, не включенных в предмет договора. Их стоимость можно определить, исходя из установленных в договоре (приложении к нему) ставок, расценок исполнителя, которые могут быть выражены, например, в стоимости единицы времени, затрачиваемого исполнителем на оказание услуг (день, час);
- сроки оказания услуг, при этом важно согласовать сроки выполнения исполнителем конкретных действий;
- порядок оказания услуг и взаимодействия сторон необходимо четко регламентировать, что позволит обеспечить условия для надлежащего оказания услуг;
- порядок и сроки передачи заказчиком документов и информации, полученных из различных подразделений и сотрудников заказчика;
- составление акта об оказанных услугах в подтверждении того, что исполнитель регулярно оказывал услуги;
- конфиденциальность, если сведения, передаваемые исполнителю в процессе исполнения договора, могут быть для заказчика информацией, составляющей коммерческую тайну;
- ответственность исполнителя, если по вине исполнителя заказчик совершит административное или налоговое правонарушение.
Необходимо предусмотреть в договоре возможность оказания по отдельному запросу дополнительной услуги, в частности, по представлению интересов компании-заказчика в налоговом органе или суде. Профессиональный бухгалтер может не только вести бухучет, но и оказывать консультационные услуги: давать консультации по вопросам бухучета и налогообложения как на постоянной основе, так и разово.
Мера ответственности аутсорсинговой компании также определяется в договоре. Это может быть как возмещение исполнителем заказчику сумму взысканных с последнего по решению суда штрафных санкций, предъявленных государственными органами РФ за период, в котором исполнитель оказывал услуги заказчику, так и штраф за факт привлечения заказчика к административной или налоговой ответственности.
Виды бухгалтерского аутсорсинга:
Выделяют несколько видов бухгалтерского аутсорсинга:
Консультирование. Такая услуга необходима в ситуации, когда у штатных сотрудников компании возникают вопросы по ведению бухгалтерского учета. Чаще всего это происходит при обновлении законодательства и вводе новых форм отчетности. Консультирование в этом случае позволяют оперативно решить возникшую проблему при минимальных затратах.
Компания может передать на аутсорсинг выборочно некоторые участки учета. В организации при этом сохраняется свой главный бухгалтер, а части бухгалтерского, налогового, управленческого учета передаются для ведения аутсорсинговой компании. Например, начисление заработной платы и формирование отчетности осуществляет сам главный бухгалтер, а учет расчетов с поставщиками и подрядчиками передан на аутсорсинг. Наиболее популярные участки бухгалтерии, которые передают аутсорсинговым компаниям — обработка первичных документов, экспортно-импортные операции, взаиморасчеты с контрагентами, расчет зарплаты, кадровое делопроизводство.
Возможна обратная ситуация, когда бухгалтерия компании-заказчика самостоятельно обрабатывает первичные документы, а функцию главного бухгалтера (контроль ведения бухгалтерского учета, формирование бухгалтерской отчетности), заместителя главного бухгалтера по налоговому учету (ведение налогового учета, формирование регистров налогового учета и налоговых деклараций), кадровика (персонифицированный учет сотрудников заказчика), казначея (формирование платежного календаря и его контроль), экономиста (формирование управленческой отчетности) выполняет аутсорсинговая компания.
Также, компания может полностью отказаться от бухгалтерско-экономической службы и передать ее функции аутсорсинговой компании. В этом случае весь учет, отчетность и расчеты с бюджетом полностью переходят на исполнителя. Заказчику услуги стоит выбрать компанию-исполнителя с хорошей репутацией и опытными работниками.
Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг:
Экономия на содержании штата. Аутсорсинг небольшой компании обойдется в несколько раз дешевле, чем штатный специалист.
Заказчик самостоятельно анализирует и выбирает аутсорсинговую компанию, с которой заключит договор. Можно найти исполнителя недорогих, но качественных услуг без территориальной привязки.
У Заказчика существует возможность сменить аутсорсинговую компанию, когда договор на бухгалтерское обслуживание закончится, либо расторгнуть, не дожидаясь окончания срока действия.
Нет человеческого фактора и риска увольнения бухгалтера. Все работники аутсорсинговой компании взаимозаменяемы.
Риски застрахованы. Даже если исполнитель нарушит действующий регламент учета или, например, просрочит сдачу отчетности, то все штрафы и финансовые потери заказчика будут возмещены. Естественно, меры ответственности и размеры компенсации указываются в договоре.
Недостатки бухгалтерии на аутсорсинге:
Существует риск ошибиться при выборе поставщика аутсорсинговой услуги. Заказчику необходимо подойти к выбору потенциального исполнителя с максимальным вниманием и осторожностью.
Даже полная передача бухгалтерии по договору на оказание аутсорсинговых услуг не освобождает компанию от налоговой, гражданской, административной и уголовной ответственности. Кроме того, следует понимать: если заказчик привлекает фрилансера, а не специализированную организацию, все риски он берет на себя.
Не все организации могут отказаться от штатной бухгалтерии. Даже частичный перевод на аутсорсинг может быть нерационален.
Тем не менее, бизнесмены все чаще прибегают к тому, чтобы заключать договор с консалтинговой компанией на оказание бухгалтерских услуг, понимая, что:
- с такой организацией можно будет спокойно расторгнуть договор, если результат работ не будет устраивать заказчика;
- велика вероятность получить более компетентный штат сотрудников исполнителя;
- такие компании можно подключать к изучению других вопросов, а также взаимодействовать по налоговому консультированию или вопросам финансового планирования;
- такой вариант получается дешевле и выгоднее по ряду позиций;
- всегда можно заключить соглашение о конфиденциальности и избежать ситуаций, связанных с разглашением коммерческой тайны бизнеса.
Кому подойдёт аутсорсинг бухгалтерии?
В целом, он подойдёт всем, кто работает «по белой схеме». ИП и микропредприятиям этот формат работы почти всегда выгоднее, потому что при небольшом объёме работ нецелесообразно брать в штат бухгалтера. А крупный бизнес может значительно сократить издержки с помощью передачи на аутсорсинг рутинных участков бухгалтерии.
И, абсолютно точно, аутсорсинг «показан»: зарубежным компаниям, которые не хотят разбираться в нюансах российского законодательства; стартапам, которые смогут доверить бухгалтерию опытным специалистам, чтобы не отвлекаться от реализации своих инновационных бизнес-идей; «сезонному» бизнесу, который не хочет тратить деньги на бухгалтерию в период простоя; бизнесу в специфической отрасли – поскольку в аутсорсинговой компании проще найти сочетание классического налогового учёта и компетенций высококвалифицированных узкоспециализированных экспертов.
Как перевести бухгалтерию на аутсорсинг?
При выборе аутсорсинговой компании стоит обратить внимание на то, как давно она на рынке и какая у неё репутация. Что касается стоимости услуг, то такие компании обычно выбирают одну из двух систем ценообразования: в зависимости от ежемесячного оборота компании или же в зависимости от количества документов и операций.
Статью подготовила — ведущий аудитор компании Толмачёва И.Н.
ГК «Эклектика» уже более 20 лет работает на рынке услуг аутсорсинговой бухгалтерии, и за это время нашими услугами воспользовались более 1 000 компаний. Мы гарантируем безопасность ваших данных и несём финансовую ответственность за свою работу. Доверьте учёт нашим экспертам, забудьте о тревогах за бухгалтерию и думайте только о процветании вашего бизнеса!
Все консультации проводят наши высококвалифицированные, аттестованные специалисты, имеющие более чем 10-летний опыт работы с клиентами .
Записывайтесь на встречу и консультацию по тел.: +7 (812) 313-82-66
